Tôi đã ngồi trong không ít buổi họp nhìn lại (retrospective) mà mọi người trao đổi rất thật lòng, rất hay, nhưng rốt cuộc chẳng có gì thay đổi. Vấn đề chưa bao giờ nằm ở hình thức tổ chức, mà nằm ở khâu theo sát đến cùng. Dạo này tôi đang phụ trách các buổi họp nhìn lại của đội mình, nên đây là những gì tôi rút ra được.
Buổi họp là phần dễ#
Cấu trúc đơn giản đến mức gần như chẳng có gì để nói. Sau mỗi sprint hoặc mỗi giai đoạn dự án, cả đội ngồi lại với nhau và lần lượt trả lời ba câu hỏi:
- Điều gì đã làm tốt?
- Điều gì chưa ổn?
- Mình có thể cải thiện gì?
Chỉ vậy thôi. Mấu chốt nằm ở vòng lặp phản hồi: đều đặn dừng lại, nhìn vào những gì đã thực sự diễn ra, rồi đưa những điều đó quay lại vào cách mình làm việc. Một đội không bao giờ chịu dừng lại thì sẽ chỉ lặp lại chính mình.
Buổi nhìn lại có ích khác buổi xả bực ở chỗ nào#
Chủ yếu là ở sự thẳng thắn. Người ta chỉ dám nói ra vấn đề thật khi tin chắc rằng mình sẽ không bị làm khó vì điều đó, nên cảm giác an toàn trong phòng quan trọng hơn bất kỳ hình thức nào bạn chọn. Và những nhận xét sắc sảo nhất thường đến từ những người ít nói. Một buổi nhìn lại mà chỉ có mỗi trưởng nhóm nói thì thực chất là một buổi họp báo cáo tình hình, chỉ là rườm rà hơn.
Nửa còn lại là những gì diễn ra sau buổi thảo luận. Vấn đề nào đáng sửa thì trước khi ra khỏi phòng phải trở thành một đầu việc cần làm (action item), có tên người phụ trách và hạn chót rõ ràng. Rồi đến buổi nhìn lại tiếp theo, hãy mở đầu bằng cách xem lại các đầu việc lần trước. Đây là bước mà hầu hết các đội đều bỏ qua. Không gì giết chết buổi họp nhìn lại nhanh bằng việc mọi người lặng lẽ nhận ra mấy đầu việc đó chỉ để trang trí.
Khi có thể, hãy mang cả số liệu vào. Những ý kiến kiểu “sprint này có vẻ chậm” cứ bàn qua bàn lại mãi không đi đến đâu, trong khi một cái biểu đồ thường chốt được vấn đề ngay.
Những kiểu họp nhìn lại thất bại#
Có ba kiểu tôi từng tận mắt chứng kiến. Một là buổi nhìn lại biến thành buổi đổ lỗi (hãy sửa quy trình, đừng nhắm vào con người). Hai là buổi nhìn lại dùng y nguyên một hình thức suốt cả năm, đến mức ai cũng tham gia như cái máy (hãy thay đổi cách làm). Ba là họp xong rồi thôi, chẳng ai theo sát việc gì cả. Như đã nói ở trên, kiểu thứ ba mới là kiểu chí mạng.
Nhân tiện, những điều này không chỉ áp dụng cho phần mềm. Chiến dịch tiếp thị, tổ chức sự kiện, dự án nghiên cứu, sản xuất: bất cứ công việc nào có chu kỳ lặp lại đều hưởng lợi từ cùng một vòng lặp này. Nhưng dù bạn họp nhìn lại ở đâu thì phép thử vẫn vậy: trước buổi tiếp theo, có điều gì thực sự thay đổi không? Nếu không, thì bạn chỉ đang nói suông mà thôi.