Trong hầu hết các dự án tôi từng tham gia, khâu chậm nhất không phải là viết mã. Mà là xếp hàng chờ: các quyết định chất đống sau lịch làm việc của một người quản lý, chờ một cái gật đầu mất ba ngày mới tới. Giao tiếp bất đồng bộ và đội tự chủ là cách chữa quen thuộc, và tôi tin vào nó. Nhưng về bản chất, cuộc chuyển đổi này là bài toán niềm tin khoác áo bài toán công cụ.

Vì sao việc gì cũng phải chờ duyệt

#

Công bằng mà nói, văn hóa xin duyệt cũng có gốc gác của nó. Kiểm soát cho người ta cảm giác mọi thứ được chính xác: nếu quyết định nào cũng phải qua bàn quản lý thì chẳng có gì đi chệch hướng được. Một quyết định sai không chỉ làm hỏng dự án mà còn làm sứt mẻ uy tín của người quản lý, nên nỗi sợ chiếm phần rất lớn. Đôi khi người quản lý thật sự nghi ngờ đội chưa đủ kinh nghiệm để tự quyết cho tốt. Và đôi khi chỉ là thói quen còn sót lại: sơ đồ tổ chức xưa nay vẫn vận hành như vậy, thì cứ thế vận hành tiếp.

Để ý mà xem, trong bốn lý do đó chỉ có một lý do thực sự nằm ở phía đội. Ba lý do còn lại đều là chuyện của người quản lý.

Để tự chủ thì cần những gì

#

Tự chủ mà không cùng nhìn về một hướng thì chỉ là hỗn loạn, có điều tinh thần mọi người phấn chấn hơn. Khi ai cũng thực sự hiểu mục tiêu chung, những quyết định họ tự đưa ra phần lớn sẽ tự khắc cùng hướng. Bí quyết chỉ có vậy. Đào tạo cũng quan trọng, vì tin một người được trang bị đầy đủ thì dễ hơn tin một người chỉ có nhiệt huyết. Nên giữ lại vài ranh giới: có những quyết định thực sự nên để quản lý đưa ra, và nói rõ đó là những quyết định nào sẽ giúp tránh được những bất ngờ tệ nhất. Sau đó cứ để vòng lặp phản hồi vận hành, và coi những sai lầm không tránh khỏi là học phí chứ không phải bằng chứng để quy lỗi.

Nếu niềm tin đã sứt mẻ (mà ở những đội đang cố thoát khỏi văn hóa xin duyệt thì thường là đã sứt mẻ, từ cả hai phía) thì không có đường tắt nào cả. Hãy gọi tên vấn đề trong một buổi nói chuyện cởi mở, để phía quản lý nhận phần lỗi của mình trước, rồi kiên trì nhất quán đến nhàm chán trong nhiều tháng. Vai trò rõ ràng và những buổi trao đổi định kỳ (check-in) hàn gắn được nhiều hơn mọi cử chỉ hoành tráng.

Phần bất đồng bộ mới là phần dễ

#

Nói qua về công cụ trước: Slack hay Microsoft Teams đều ổn cả. Việc thật sự cần làm là tài liệu. Khi không ai ngồi chung phòng hay chung múi giờ, những quyết định được viết ra chính là trí nhớ của cả đội. Hãy đặt quy ước về thời gian phản hồi để bất đồng bộ không lặng lẽ biến thành “không ai trả lời”; “trong vòng một ngày” tốt hơn nhiều so với “lúc nào rảnh”, và quy ước này nên được ghi vào kế hoạch truyền thông của đội, ngay cạnh phần ai nhận bản cập nhật nào. Và hãy thực sự dạy mọi người cách viết một tin cập nhật cho người khác đọc sau sao cho tử tế, vì kỹ năng này không tự nhiên mà có: đủ bối cảnh để người đọc ra quyết định, nói rõ cần quyết định điều gì, và hạn chót là khi nào. Chẳng hạn như thế này:

Cần chốt trước thứ Năm: thử lại thanh toán
Hiện tại, khi thanh toán bằng thẻ thất bại, hệ thống chỉ thử lại (retry) một lần sau 24 giờ, và câu hỏi “Đơn hàng của tôi đâu rồi?” đang là loại yêu cầu hỗ trợ nhiều nhất.
Phương án A: thử lại ba lần trong vòng 24 giờ (mất khoảng nửa ngày làm). Phương án B: giữ nguyên, thay vào đó gửi email báo cho khách.
Tôi đề xuất chọn A. Chi tiết và số liệu có trong tài liệu tôi gửi kèm.
Nếu đến 17 giờ thứ Năm không ai phản đối, tôi sẽ bắt đầu làm theo phương án A.

Một tin như vậy thì ai đọc lúc 7 giờ sáng hay 11 giờ đêm, ở múi giờ nào, cũng có thể trả lời được mà không cần họp.

Bạn có thể triển khai Slack trong một buổi chiều. Còn niềm tin thì phải mất hàng tháng, và chính nó quyết định mọi thứ ở đây có thành hay không. Hãy làm rõ mục tiêu, và để một sai lầm chỉ tốn một bài học chứ không tốn cả sự nghiệp của ai. Làm được vậy thì phần bất đồng bộ gần như tự vận hành.